Wanneer de telefoon gaat op je werk is het van belang dat je weet hoe je een telefoon professioneel op neemt. Een inkomend gesprek kun je onderverdelen in drie fasen: contact leggen, informatie in winnen en het gesprek afsluiten. Het is in principe algemeen bekend dat je zakelijke telefoontjes, of telefoontjes van klanten niet kan opnemen met ‘’hooi’’ of ‘’daag’’. Maar hoe moet het dan wel en wat kun je beter wel en niet zeggen.

Denk bij het contact leggen aan het feit dat het eerste woord vaak niet tot slecht wordt verstaan. Begin ook daarom altijd met een groet daarna de bedrijfsnaam en daarna jou eigen naam. Als deze richtlijn wordt aangehouden wordt de telefoon altijd netjes opgenomen. Mocht het niet uitkomen neem je precies het zelfde de telefoon op en voeg je er aan toe of deze persoon een momentje heeft en excuseer je zelf dat je deze persoon even in de wacht zet. Noteer ook altijd de naam van de beller. Het kan zijn dat de beller per ongeluk de telefoon ophangt, zo kun je deze persoon altijd terug bellen maar is het daarnaast ook altijd heel beleeft als je deze persoon bij zijn naam noemt.

Zoals net genoemd is het van belang dat je de naam van de persoon noteert, heb daarom altijd pen en papier bij de hand. Daarnaast is de organisatie naam belangrijk of dat het een klant is. Noteer eigenlijk alles in keywords wat er in het gesprek wordt besproken. Mocht het belangrijk zijn heb je altijd wat om op terug te vallen als je het niet meer weet. Soms is het van belang om een beller door te schakelen, omdat je alles hebt genoteerd kun je gemakkelijk de persoon informeren wie er belt, van waar deze gene is en waarover het gaat.

De telefoon ophangen met een ‘’daag’’ is niet echt beleefd. Allereerst voor dat er gegroet word, is het verstandig dat je de gespreksstof even kort herhaalt dit om misverstanden te voorkomen, herhaal ook altijd de afspraken die zijn gemaakt. Daarnaast is het slim om nog te vragen of er nog vragen zijn of andere punten die nog niet ter sprake zijn gekomen. Wanneer hier over niet meer verder wordt uitgeweken is het tijd voor de groet. Bedank de gene voor het telefoontje en wens ze een fijne dag. Om het wat persoonlijker te maken herhaal de naam van de persoon. En belangrijk! Bij een inkomend gesprek hang de telefoon als laatste op, zo heeft de beller nog tijd om toch nog wat te zeggen.

Natuurlijk zijn er vele manieren om de telefoon juist op te nemen, je kunt dit natuurlijk ook nog uitbesteden aan een persoonlijke antwoordservice of een inbound callcenter. Hier weet je zeker dat de telefoon altijd en juist word opgenomen en hoef je jezelf geen zorgen te maken over deze telefoontjes.

http://www.bizziphone.com/